Cara Membuat Kolaborasi Bekerja Jarak Jauh untuk Kamu

Metode kolaborasi jarak jauh memberi orang lebih banyak cara untuk berpartisipasi, dan itu cenderung menghasilkan yang terbaik dalam pekerjaan mereka. Anda bahkan tidak perlu menjadi pekerja jarak jauh untuk menggunakan trik ini.

Tim jarak jauh yang paling sukses berkolaborasi dengan cara yang dengan sengaja mendukung orang-orang di lingkungan terpencil. Saya tahu itu mungkin terdengar seperti logika melingkar, tetapi tetaplah bersama saya. Mereka berkolaborasi dengan cara yang memperkuat kemampuan mereka untuk bekerja sama, sambil juga mengeluarkan ide-ide terbaik dari semua orang di tim. Inilah kickernya: Metode yang sama juga meningkatkan kerja tim dan mempromosikan generasi ide di antara orang-orang yang bekerja bersama di lokasi yang sama , seperti kantor.

Kebanyakan orang menganggap kolaborasi jarak jauh berarti berkumpul di aplikasi konferensi web favorit mereka untuk panggilan video dan mengadakan rapat. Tetapi pertemuan adalah salah satu tempat terburuk untuk menghasilkan ide, mempertimbangkan ide orang lain secara mendalam, atau melakukan pekerjaan kognitif bermakna lainnya. Rapat baik untuk mendiskusikan ide secara real time dan membuat keputusan cepat, tetapi itu hanya sebagian kecil dari arti kolaborasi . Sebagian besar tempat kerja juga tidak memiliki budaya untuk menjaga rapat tetap efisien , sehingga orang merasa terkuras olehnya. Yang terpenting, rapat menghambat kreativitas. Kebanyakan orang lebih sukses dan inovatif ketika mereka menunjukkan bakat dan kecerdasan mereka di lingkungan yang berbeda.

Saya telah bekerja dari rumah dan menulis tentang pekerjaan jarak jauh sejak jauh sebelum pandemi COVID-19. Saya juga menulis buku berjudul The Everything Guide to Remote Work yang berbicara tentang cara terbaik untuk berkolaborasi saat orang jauh, bersama dengan masalah terkait lainnya. Gagasan bahwa rapat tidak menghasilkan yang terbaik dalam diri orang—dan, dalam banyak hal, memperburuk pekerjaan jarak jauh—telah muncul berulang kali selama bertahun-tahun ketika saya berbicara dengan para pemimpin yang menjalankan organisasi jarak jauh dan membaca penelitian tentang produktivitas. dalam organisasi terpencil.

Jadi, jika rapat bukanlah cara terbaik untuk berkolaborasi, apakah itu?

Seperti Apa Kolaborasi Jarak Jauh?

Kolaborasi jarak jauh dapat—dan seringkali harus—tidak sinkron. Artinya, kolaborasi tidak harus terjadi pada waktu yang sama untuk semua orang. Alat kolaborasi terbaik dibuat untuk digunakan baik secara asinkron maupun sinkron, sehingga Anda selalu memiliki pilihan.

Kolaborasi online mural dan aplikasi papan tulis, dengan template yang digunakan untuk banyak orang untuk berkolaborasi dan berbagi ide

Mari kita gunakan contoh ide tim brainstorming untuk kampanye baru. Cara kerja yang lama adalah mengadakan pertemuan di mana setiap orang di ruangan didorong untuk menyampaikan ide-ide mereka dengan keras. Cara kerja baru yang berfokus pada jarak jauh mungkin dengan menyiapkan dokumen bersama atau papan tulis virtual, seperti Mural atau Miro , yang ditampilkan di atas dan di bawah. Anda memberi semua anggota tim akses ke ruang online bersama ini, menjelaskan apa yang Anda ingin mereka lakukan di ruang itu, lalu biarkan mereka menambahkan ide mereka dan membaca kontribusi orang lain selama beberapa hari.

Manfaatnya hampir terlalu banyak untuk disebutkan, tetapi yang paling kuat berkaitan dengan memberi orang waktu dan ruang untuk bekerja dengan cara yang terbaik bagi mereka. Berikut adalah beberapa:

Hapus tekanan waktu. Alih-alih merasa terbatas untuk menghasilkan ide-ide selama pertemuan 45 menit, setiap orang punya waktu untuk memunculkan ide-ide.

Brainstorming saat kita paling tajam. Orang-orang dapat menghasilkan ide-ide mereka pada saat hari ketika pikiran mereka paling tajam, daripada kapan pun pertemuan itu terjadi.

Kembangkan ide. Orang-orang juga memiliki waktu untuk merenungkan pemikiran mereka dan mengembangkannya, daripada merasa tertekan untuk membagikan hal pertama yang muncul di benak mereka dalam bentuk drafnya.

Mengedit dan menyajikan. Memiliki lebih sedikit tekanan waktu juga memungkinkan orang menemukan cara terbaik untuk membagikan ide mereka, apakah itu mengedit pemikiran tertulis atau membuat sketsa.

Renungkan pemikiran orang lain dan ambil inspirasi. Setiap orang juga dapat melihat ide-ide yang dibagikan orang lain, merenungkannya, dan mungkin menggunakannya sebagai inspirasi lebih lanjut untuk ide-ide mereka sendiri.

Seperti yang saya katakan sebelumnya, meskipun metode kerja ini jauh lebih populer di antara tim jarak jauh yang dipaksa untuk berpikir secara berbeda tentang kolaborasi, metode ini dapat diakses dan sama bermanfaatnya bagi tim tatap muka.

Papan tulis online Miro dan ruang kolaborasi, dengan templat untuk desain situs web seluler dan tatahan video kolaborator yang sedang berbicara

Bagaimana Metode Kolaborasi Jarak Jauh Menguntungkan Semua Orang

Alasan kritis lainnya kolaborasi jarak jauh sangat berguna adalah karena hal itu menghilangkan banyak bias yang melekat dari budaya pertemuan.

Untuk berbagai alasan , pria cenderung berbicara lebih banyak daripada wanita dalam pengaturan gender campuran, dan wanita lebih cenderung terganggu oleh orang-orang dari jenis kelamin apa pun daripada pria. Menghapus dinamika grup waktu nyata dari rapat dari sesi kolaborasi dengan membuatnya asinkron menghilangkan banyak masalah "siapa yang lebih banyak bicara".

Kolaborasi jarak jauh yang tidak sinkron menguntungkan orang-orang pemalu dan tertutup yang tidak suka berbicara dalam rapat tetapi memiliki wawasan berharga untuk dibagikan. Itu sama untuk siapa saja yang tidak memiliki perintah verbal yang kuat dari bahasa tersebut, seperti penutur non-pribumi atau orang dengan disabilitas berbicara. Sama halnya, penyandang disabilitas dari segala jenis mendapat keuntungan ketika mereka dapat meluangkan waktu untuk membaca atau mendengarkan kontribusi orang lain dan memutuskan cara terbaik untuk mengumpulkan kontribusi mereka sendiri.

Kecilkan Rapat, Rangkul Kolaborasi Jarak Jauh

Mengapa kita begitu lama mengharapkan orang untuk datang dengan ide-ide terbaik mereka dalam rapat? Ini tidak masuk akal. Cara untuk bekerja sama dengan lebih baik adalah dengan mengambil apa yang telah dipelajari oleh organisasi jarak jauh tentang berkolaborasi dan menggunakannya di mana saja. Bukan berarti pertemuan tidak ada gunanya. Lebih dari itu, terlalu banyak organisasi yang mengandalkan rapat untuk melakukan semua pekerjaan, padahal seringkali rapat hanya bermanfaat untuk sebagian kecil pekerjaan kolaborasi yang perlu dilakukan.

Faktanya, beberapa alat kolaborasi online yang saya sebutkan memiliki alat pertemuan audio atau video yang terpasang di dalamnya, jadi begitu orang memiliki kesempatan untuk mengemukakan beberapa ide dan membuat catatan mereka, semua orang dapat melihat dokumen bersama dan mulai pertemuan untuk menyelesaikan pekerjaan apa pun yang paling baik dilakukan secara serempak saat menelepon.

Jadi, berikan lebih banyak kesempatan kepada orang-orang untuk menyampaikan ide terbaik mereka dengan mendukung metode kolaborasi jarak jauh dan menggunakan perangkat lunak kolaborasi.

Untuk saran kerja jarak jauh lainnya, lihat cerita kami tentang cara bekerja dari rumah .